Samtale fremmer forståelsen: Jeg sparer tid ved at investere tid

En samtale på 15-30 minutter hver anden måned skaber tillid, fortrolighed og fanger små og større ting i opløbet mellem leder og medarbejder. Det er økonomichef Gitte Thonings erfaring efter et års tid med 1:1-samtaler.

“Man kan ikke lede nogen, man ikke er i kontakt med”. Det blev næsten et mantra for formanden for Ledelseskommissionen, Allan Søgaard Larsen, og en af kommissionens anbefalinger er da også at mindske ledelsesspændet i den offentlige sektor. Ledere med 30, 50 eller 100 medarbejdere kan ikke være i dialog, give anerkendelse og formidle tanker og visioner – for det kræver, at man taler med sine medarbejdere. Og derfor skal nærvær prioriteres og være muligt for lederen, pointerer Ledelseskommissionen.

Det kan Gitte Thoning kun være enig i. Hun har i de seneste otte år været økonomichef i Vejen Forsyning med seks medarbejdere i direkte ledelse. Og hun har i hele 2018 gennemført 1:1-samtaler med dem alle hver anden eller tredje måned. Ikke MUS, ikke formaliserede trivselssamtaler eller noget helt tredje.

Når vores relationer bliver bedre, bliver det også nemmere at gå til hinanden med problemer eller spørgsmål, man har brug for en snak om.
Gitte Thoning, økonomichef, Vejen Forsyning

– Jeg spørger ganske enkelt: ”Hvad går godt?”, ”hvad kan blive bedre?” og ”hvad kan jeg gøre bedre eller anderledes, for at det bliver bedre?”. Jeg skriver ned, hvad de siger, og følger op ved næste samtale, men mere formaliseret er det ikke. Og vi giver gensidig feedback til hinanden, også om mere private spørgsmål, fx samspillet med kollegerne – i et fortroligt rum, fortæller Gitte Thoning.

Fanger ting i opløbet

Konceptet stammer fra hendes to lederkolleger, og efter et fælles uddannelses- og coachingforløb har de alle ensartet og struktureret samtalerne og øget hyppigheden fra tre til to måneder.

– Min oplevelse er, at det giver en fortrolighed og gensidig tillid mellem mig og mine medarbejdere, som betyder noget for arbejdsglæden og effektiviteten. For vi har det jo alle sammen sådan, at det er rarest at komme på arbejde og have det godt. Men det gør også, at vi kan fange ting i opløbet. Så udbyttet er gensidigt. Og jeg får mulighed for at give den ros og anerkendelse som leder, som jeg måske ikke altid når i hverdagen.

Og det virker, konstaterer Gitte Thoning.

– Jeg synes, det fungerer rigtig godt. Og når vores relationer bliver bedre, bliver det også nemmere at gå til hinanden med problemer eller spørgsmål, man har brug for en snak om. Vi kommunikerer bedre med hinanden og får derfor også nemmere en god dialog om tingene. Selvfølgelig er det ikke kun de 30 minutter, som gør det – vi taler jo også ude ved printeren osv. – men det gør en forskel.

Alle kan gøre det

Gitte Thoning introducerede ikke samtalerne på forhånd med et bestemt formål, og hun oplever ikke, at det har skabt utryghed eller usikkerhed hos medarbejderne om, ’skal jeg nu ind og have en skideballe hos chefen?’.

– Vi er jo en lille arbejdsplads, hvor alle kender hinanden, så det var ikke nødvendigt. Vi har i ledergruppen talt om konceptet og ensrettet konceptet, så vi alle tre gør på det samme måde.

Hun mener derfor også, at det er et koncept, alle ledere kan gå om bord i. Det kræver først og fremmest at prioritere tiden i kalenderen.

– Men også at se på sine arbejdsprocesser og måske holde op med at gøre noget, som ikke giver så meget mening. Mit ønske var at have samtaler hver måned, men det kan jeg ikke få plads til, så det er blevet til hver anden. Men det er stadig en god investering – jeg kan mærke, at effektiviteten højnes. Vores sygefravær er i forvejen ikke højt, men det ville måske være et sted, andre arbejdspladser ville kunne mærke effekten af sådanne typer samtaler mellem leder og medarbejder. Folk vil gerne møde på arbejde, når de har det godt, tror jeg på.

Artiklen har været bragt i Offentlig Ledelse 4/2018