Denne artikel er oprindeligt udgivet på hk.dk
Det hybride arbejdsliv med mulighed for at arbejde hjemmefra og driftsmøder sendt som Teams-filer på mail har været virkelighed på Sjællands Universitetshospital i Roskilde i flere år. Det skaber både arbejdsglæde og effektivitet hos medarbejderne, er erfaringen hos ledende lægesekretær Anita Bredahl Christensen, som hylder tillidsbaseret ledelse.
– Det har ikke noget med corona at gøre, at vi holder møder på Teams og arbejder hjemmefra. Det har vi gjort i årevis, konstaterer Anita Bredahl Christensen, ledende lægesekretær på Kardiologisk Afdeling på Sjællands Universitetshospital i Roskilde og medlem af HK Kommunal Chefgruppens bestyrelse.
Hendes daglige ledelse har afsæt i en fleksibel og tillidsbaseret tilgang. Og den bygger dels på ønsket om at skabe arbejdsglæde hos de 38 lægesekretærer, hun har det personalemæssige ansvar for – fordelt på mange afdelinger og lokationer på sygehuset. Og dels ønsket om at få det mest effektive resultat ud af deres arbejdsindsats.
Mødereferat på mail
– Vi har kørt med muligheden for at arbejde hjemmefra i mange år, og vi havde også hybride online-møder flere år før corona, hvor nogle er fysisk til stede, mens andre deltager på skærm, fortæller Anita Bredahl Christensen og fortsætter:
– Vi har et fast møde hver mandag morgen i en halv time, hvor jeg sammen med mine to souschefer giver en briefing på ugen, der kommer. Har man ikke mulighed for at deltage, får man mødeoptagelsen på mail fra mig senere på dagen sammen med de vigtigste highlights i punktform, siger hun.
Hvis den enkelte medarbejder i mailen kan se, at mødets indhold ikke direkte har noget at gøre med det, man sidder og laver lige nu, behøver man ikke høre eller se filen. Man kan også nøjes med blot at se den del, som har relevans for ens aktuelle arbejdsopgaver, er Anita Bredahl Christensens holdning.
– Jeg tjekker ikke, om folk ser eller hører mødeoptagelsen, men jeg oplever, at mange refererer eller spørger ind til den, så mit indtryk er, at det fungerer godt, siger Anita Bredahl Christensen og forklarer, at det at sende mødeoptagelsen rundt til alle medarbejderne var en praktisk løsning på et tilbagevendende problem – at have tid til at få skrevet referatet af mandagsmorgenmødet.
– Jeg pendler jo rundt hele dagen til de forskellige afdelinger og havde svært ved at nå det. Så gik det på skift, men det fungerede heller ikke. Så fik jeg ideen om at optage og sende filen rundt. Det har alle nikket ja til, at vi gerne må ift. GDPR osv., og filen bliver slettet efter en måned.
Samler medarbejderne fysisk
Det er dog ikke på disse mandagsmøder, at Anita Bredahl Christensen bringer de store nyheder om økonomi, forandringer, omstruktureringer eller nye udviklingstiltag. Det egner det hybride format sig ikke til, er hendes erfaring.
– Den type information vil jeg altid vælge at orientere medarbejderne om ved at samle dem fysisk. Det duer jo ikke, at nogen sidder med slukket kamera og måske frygter for deres fremtid, uden at jeg kan se eller høre det, fordi de ikke siger noget. Eller at andre ikke kan deltage og så er afhængige af at få informationerne ved at skulle se mødeoptagelsen. Her er det vigtigt, at de kan se mig, og jeg kan aflæse deres kropssprog.
Den tillidsfulde og fleksible tilgang til både den hybride mødeform og muligheden for hjemmearbejde er to vigtige ben i Anita Bredahl Christensens ledelse.
– Jeg vil gerne møde medarbejderne fleksibelt og give dem muligheden for at arbejde hjemme, hvis de har brug for at kunne køre ungerne til tandlægen en morgen eller sove en halv time længere. Jeg sidder ikke og kontrollerer, hvad de laver derhjemme, men jeg forventer at se, at de gør det, de skal – at det svinder i opgaverne. Og vi har masser af registreringsopgaver i Sundhedsplatformen, som man sagtens kan løse hjemmefra. De må også godt have patientkontakt pr. telefon hjemmefra, så længe der ikke løber børn eller gøende hunde rundt i baggrunden. Der skal være stille, det er et krav fra min side.
Aftale selv i de enkelte teams
Hjemmearbejdsdagene aftaler medarbejderne selv i de enkelte teams. Det blander Anita Bredahl Christensen sig heller ikke i.
– Jeg skal bare vide, hvor de er hvornår – og at de skal være klar kl. 08, hvis deres arbejdstid starter der. Ligesom jeg skal kunne ringe til dem kl. 08 og kalde dem ind, hvis der er sygdom. Og kan man ikke få hjemmearbejdet til at fungere, står der altid en stol til folk her. Nogle har haft problemer med at finde gode arbejdsstillinger, fordi de ikke har samme faciliteter hjemme som på kontoret. Her er min melding, at så kan man komme på arbejde, fordi hjemmearbejde er et tilbud, ikke et krav fra min side. Der står altid en fuldt udstyret arbejdsplads klar her på sygehuset, som lever op til alle de arbejdsmiljømæssige krav til indretning af en kontorarbejdsplads.
Får lavet meget mere
Gevinsterne ved den fleksible arbejdsform er meget tydelige for Anita Bredahl Christensen.
– Jeg oplever helt klart, at medarbejderne sætter stor pris på den fleksibilitet og tillid, jeg udviser. Og de får lavet 10 gange mere. Nogle gange glemmer de jo helt at holde pause eller gå ud at tisse, så det har vi også lige skulle tale om – at det er vigtigt at huske. For mig handler det her om at have glade medarbejdere og få lavet mest muligt. Det stammer helt tilbage fra dengang, hvor vi skrev journaler ind fra bånd, og vi var altid bagud. Så talte vi om, hvornår man nåede mest – og det var jo, når man sad uforstyrret. Og hvor gjorde man det henne? Derhjemme. Så hjemmearbejdet er kommet ind ad den vej for måske 10-15 år siden.
De hybride møder er kommet til senere, og i takt med at de tekniske faciliteter er blevet så gode, fungerer det godt for alle, oplever Anita Bredahl Christensen.
– For mig er det en effektiv måde at holde kontakt md 38 lægesekretærer på. Jeg kan ikke nå rundt til at alle hver dag, så det er en god måde at optimere på, fordi informationerne kommer bredt ud.
Tjekker op på medarbejdernes trivsel
I en hybrid, fleksibel og geografisk spredt hverdag er Anita Bredahl Christensens evige dilemma som leder imidlertid den nærværende og synlige ledelse. Det kan hverken hjemmearbejde eller online-møder hjælpe med.
– Jeg prøver virkelig at være synlig hver dag, men jeg kan som sagt ikke nå rundt til alle eller deltage i alle møder. Til gengæld har vi fået lavet nogle gode, selvstyrende teams, så de sammen med mine to souschefer klarer driften selv. Så når jeg kommer ud til den enkelte medarbejder, er det for at finde ud af, hvordan de har det.
Den måde at lede på – på distancen – skal man gøre op med sig selv, om man trives med, pointerer Anita Bredahl Christensen.
– Det har jeg gjort – og det gør jeg. Men jeg har, i takt med at antallet af medarbejdere er vokset fra 11 til 38, også skulle acceptere, at jeg godt kan være en god leder, selvom jeg ikke har svaret på alt eller er den bedste til de administrative systemer. Det har jeg givet køb på. Til gengæld sørger jeg for gode uddannelsestilbud til medarbejderne, bedriver tillidsbaseret dialog og tilbyder fleksible arbejdsforhold.
9 TIPS TIL DET VELLYKKEDE HYBRIDMØDE
1. Tænd altid kameraet, hvis du deltager på distancen.
2. Lad én person tale ad gangen.
3. Udtryk meninger under mødet, ikke efter.
4. Ha’ en mødestruktur, f.eks. en dagsorden for mødet og send den ud inden mødet.
5. Vær sikker på, at der er det rette teknologiske udstyr til et hybridmøde (skærm, lyd, mm.).
6. Vær sikker på, at der er god wifi-forbindelse.
7. Vær “mute”, når du ikke skal sige noget.
8. Sørg for, at alle deltager (både fysiske deltagere og dem på distancen).
9. Vær til stede, uanset deltagelsesformen (fysisk eller virtuelt).
Kilde: Guide til den hybride arbejdsplads, 16 værktøjer, der kan sikre et godt arbejdsmiljø, når et team arbejder på forskellige lokationer. Space-projekt (DTU og HK Kommunal, 2023)