Som vidensmedarbejder får du information svarende til at læse 174 aviser. Hver eneste dag. Det kan vores neurale og fysiske system ikke håndtere, og derfor skal både ledere og medarbejdere være meget bevidste om, hvordan arbejdsdagen designes, opfordrer fremtidsforsker Louise Opprud. På chef- og lederkonferencen i marts deler hun ud af sin viden om hjerneforskning og erfaringer med gode måder at skabe en arbejdsdag med færre forstyrrelser.
Hver eneste gang, du reagerer på et pliiing fra en sms på din telefon, indbakken på computeren eller et chatprogram på din tablet, giver du din hjerne et skud dopamin. Den elsker det. Og derfor gør du det, igen og igen.
Men samtidig forstyrrer du din hjerne i det, den var i gang med. Og det sker alt, alt for ofte i den digitale nutid, vi lever i – ikke mindst her efter to år med Corona, hvor de virtuelle møde- og kommunikationsrum er eksploderet i omfang og anvendelse.
– Muligheden for at arbejde digitalt giver os en ekstrem fleksibilitet, som vi elsker, men det kræver også, at vi stopper og tænker over, hvordan vi designer både vores arbejdsdag og -metode, fordi bliver forstyrret som aldrig før, siger fremtidsforsker Louise Opprud, partner i konsulentvirksomheden Futureworks CPH.
Forestil dig at læse 174 aviser hver dag…
Og den daglige forstyrrelse er til at tage og føle på. Et studie af 17.000 vidensmedarbejdere fra Slack.com og GlobalWebIndex viser, at hver enkelt håndterer information fra diverse kanaler og platforme – sociale medier, internet, e-mails osv. – svarende til at læse 174 aviser. Hver eneste dag. Et andet studie fra Rescuetime har fulgt 50.000 medarbejderes adfærd og viser, at de tjekker forskellige kommunikationskanaler hver 6. minut.
– Det påvirker vores performance helt vildt. Forskning viser, at den kognitive omkostning ved at skifte arbejdsopgave er mellem 23-28 minutter. Sagen er, at menneskets hjerne er hundredtusindvis af år gammel, mens de teknologier, vi bruger i dag – smartphones, internet, e-mail, sociale medier – har vi haft i under 30 år. Så vores hjerne er slet ikke wired til at håndtere alle de forstyrrelser. Vi bliver markant dårligere til at koncentrere os, og det koster på vores præstationer, siger Louise Opprud.
Hendes klare opfordring til ledere og medarbejdere er derfor at tage alvorligt, at hjernen har brug for lommer af ro til at fordybe og koncentrere sig.
– Jeg arbejder med store virksomheder, både offentlige og private, som bevidst prioriterer fx at have en mødefri dag om ugen, have en arbejdsuge på fire dage, bruge pomodoro-teknikken (25 minutters uforstyrret arbejde efterfulgt af fem minutters pause, red.), fokustid om formiddagen med lukket e-mail og telefon m.m. Det giver en bedre balance og de lommer af ro, vi har brug for, for at kunne være kreative og tænke godt. Stress og overarbejde får hippocampus i hjernen til at lukke ned. Så vi kan altså ikke være ’always on’. Det er i balancen, at vi finder overskuddet, konstaterer Louise Opprud.
Alle skal kende konsekvenserne af arbejdsmetoderne
Det er samtidig et kraftigt vink med en vognstang til ledere om at arbejde med en kultur med hjerneoptimerede, digitale vaner, som giver kreativiteten og den gode tænkning de bedste betingelser.
– Det er arbejdsmetoder, som skal udvikles og foldes ud i arbejdspladsens kultur i et samarbejde og i konsensus mellem ledere og medarbejdere. Fordi det kræver, at alle ved, hvad implikationen af den gode måde at arbejde på er – og det modsatte, siger Louise Opprud og tilføjer:
– Hvis du har den samtale med professionelle sportsudøvere, vil de fortælle dig alt om betydningen af restitution. For hvis du overtræner, bliver du udbrændt og har ikke noget at byde ind med. Det samme sker på arbejdspladsen, når medarbejderne er stressede. Sidste år viste en rapport fra WHO, at for første gang i historien har de psykiske arbejdsskader overhalet de fysiske i omfang.
De unge forstår ikke e-mail
Den gode nyhed er ifølge Louise Opprud, at de nye arbejdsmetoder hurtigt kan falde i hak efter en periode med eksperimenter og justering. Det viser erfaringerne fra nogle af de virksomheder, hun arbejder tæt sammen med.
– Jeg kan sagtens forestille mig, at det også kan ske på fx en kommunal arbejdsplads. Jeg anerkender, at det kræver en indsats at finde balancen i sameksistensen mellem det analoge og det digitale. Men vi står også overfor et generationsskifte, hvor fremtidens ledere og medarbejdere er vokset op med de digitale værktøjer, og for hvem fx e-mail allerede er et levn fra en gammel kultur, de ikke forstår. Så der vil ske forandringer, siger Louise Opprud.
Artiklen har været bragt i Chefgruppens nyhedsbrev, februar 2022